本日は、社内の「庶務チームへの依頼を効率化した」話について紹介します。

来栖川の庶務

弊社の庶務は、次のような役目を担います。

• 一般的な庶務( 清掃・備品交換/購入・郵便など )
• 総務( 健康保険・雇用保険・その他お役所系 )
• 人事( 労務管理・勤怠管理・採用実務・研修実務・従業員ケア )
• 経理少し( 給与・賞与・経費・年末調整 )
• 業務改善( 給与計算プログラムの実装/引継ぎ/レビュー・ZenHubの導入と運用など )

庶務への依頼って?

よくあるものだと、以下のようなものがあります。

• 技術書を買って欲しい ! どう依頼すればいい？
• 引っ越しで住所が変わった けど、どうしたらいい？
• 結婚して配偶者が増えたので、 保険の扶養に入れたい 。どうしたらいい？
• 子供が生まれました ! 特別休暇が欲しいんですけど、どうしたらいい？

こういう依頼をするとき、以下のような困りごとが生じることがあります。

• 誰に依頼すればよいか分からない
• 依頼するのにたくさん書類を書かないといけない
• 直接話しをしないといけないけど、庶務が不在…

また、弊社では庶務がいろんなことをしているので、他にもたくさんの依頼を庶務にお願いできます。 そのときに、いちいち「誰に聞けばいいんだっけ」「どんな書類書くの？」と確認していたら、 本来の業務である開発・研究に割く時間が減ってしまいます 。

庶務への依頼をフォームにしよう

そこで、

• 普段使っているツール( Slack )から
• 非同期に
• たいていのことは庶務にお願いできる

という仕組みを作りました。

処理の流れ

1. 定型的な庶務依頼を Googleフォーム 化

2. Slack に「庶務依頼とは」と発言

3. カスタムレスポンス 機能を使って、庶務依頼の一覧が返される

4. 「～とは」と発言

   1. (例) 「物品購入依頼とは」

5. 対応する依頼のGoogleフォームURLが返される

6. フォームに依頼を投稿

7. 回答がGoogleスプレッドシートに記載される

8. Googleスプレッドシートは回答の追加を検知して 庶務に通知( メール )を飛ばす

9. 庶務が依頼を処理をする

10. 処理状況をGoogleスプレッドシートに追記すると、GoogleAppsScript( GAS )からSlack経由で処理状況を通知する

11. の「処理状況の通知」は、今は庶務依頼の中で一番多い「物品購入依頼」の処理状況をSlackで可視化しています。

技術的な補足

Slackでの可視化は以下のように行なわれています。

1. 物品購入依頼時

1. Googleスプレッドシートに回答が追記されたタイミングで、スプレッドシートのトリガーが発火する
2. トリガーによってGoogleAppsScript( GAS ) のプログラムが動作し、SlackのIncomingWebhook宛にHTTPリクエストを送る
3. SlackでWebhookを受けて、メッセージを表示

2. 庶務による購入依頼の確認・購入・到着確認時

1. スプレッドシートの「確認(庶務)」「購入」「到着」欄にチェックを入れたことを検知してトリガーが発火する
2. トリガーによってGoogleAppsScript( GAS ) のプログラムが動作し、SlackのIncomingWebhook宛にHTTPリクエストを送る
3. SlackでWebhookを受けて、メッセージを表示

来栖川電算では、このように「こうしたら便利だよね」という仕組みを提案・実施できる気風があります。 会社にご興味のある方は、ぜひ 採用ページ をご覧ください。