本日は、社内の「庶務チームへの依頼を効率化した」話について紹介します。
来栖川の庶務
弊社の庶務は、次のような役目を担います。
- 一般的な庶務( 清掃・備品交換/購入・郵便など )
- 総務( 健康保険・雇用保険・その他お役所系 )
- 人事( 労務管理・勤怠管理・採用実務・研修実務・従業員ケア )
- 経理少し( 給与・賞与・経費・年末調整 )
- 業務改善( 給与計算プログラムの実装/引継ぎ/レビュー・ZenHubの導入と運用など )
庶務への依頼って?
よくあるものだと、以下のようなものがあります。
- 技術書を買って欲しい! どう依頼すればいい?
- 引っ越しで住所が変わったけど、どうしたらいい?
- 結婚して配偶者が増えたので、保険の扶養に入れたい。どうしたらいい?
- 子供が生まれました! 特別休暇が欲しいんですけど、どうしたらいい?
こういう依頼をするとき、以下のような困りごとが生じることがあります。
- 誰に依頼すればよいか分からない
- 依頼するのにたくさん書類を書かないといけない
- 直接話しをしないといけないけど、庶務が不在…
また、弊社では庶務がいろんなことをしているので、他にもたくさんの依頼を庶務にお願いできます。
そのときに、いちいち「誰に聞けばいいんだっけ」「どんな書類書くの?」と確認していたら、本来の業務である開発・研究に割く時間が減ってしまいます。
庶務への依頼をフォームにしよう
そこで、
- 普段使っているツール( Slack )から
- 非同期に
- たいていのことは庶務にお願いできる
という仕組みを作りました。
処理の流れ
- 定型的な庶務依頼をGoogleフォーム化
- Slackに「庶務依頼とは」と発言
- カスタムレスポンス機能を使って、庶務依頼の一覧が返される
- 「～とは」と発言
- (例) 「物品購入依頼とは」
- 対応する依頼のGoogleフォームURLが返される
- フォームに依頼を投稿
- 回答がGoogleスプレッドシートに記載される
- Googleスプレッドシートは回答の追加を検知して庶務に通知( メール )を飛ばす
- 庶務が依頼を処理をする
- 処理状況をGoogleスプレッドシートに追記すると、GoogleAppsScript( GAS )からSlack経由で処理状況を通知する
10. の「処理状況の通知」は、今は 庶務依頼の中で一番多い「物品購入依頼」の処理状況をSlackで可視化しています。
技術的な補足
Slackでの可視化は以下のように行なわれています。
1. 物品購入依頼時
- Googleスプレッドシートに回答が追記されたタイミングで、スプレッドシートのトリガが発火する
- トリガによって GoogleAppsScript( GAS ) のプログラムが動作し、SlackのIncomingWebhook宛にHTTPリクエストを送る
- SlackでWebhookを受けて、メッセージを表示
2. 庶務による購入依頼の確認・購入・到着確認時
- スプレッドシートの「確認(庶務)」「購入」「到着」欄にチェックを入れたことを検知してトリガが発火する
- トリガによって GoogleAppsScript( GAS ) のプログラムが動作し、SlackのIncomingWebhook宛にHTTPリクエストを送る
- SlackでWebhookを受けて、メッセージを表示
来栖川電算では、このように「こうしたら便利だよね」という仕組みを提案・実施できる気風があります。
会社にご興味のある方は、ぜひ 採用ページ をご覧ください。