早いもので2023年も終わろうとしています。 記事をお読みいただいている皆様、今年1年ありがとうございました。
総務の取り組みとして、今年1年どんなことをやってきたか振り返ってみようと思います。
2月: 経費申請時の領収証を電子化しました
従業員が、業務に必要な備品や書籍などを立て替え払いで購入することがあります。 このとき、経費申請が必要になるのですがこの領収証は紙媒体で事務所に持参・郵送する必要がありました。
これは面倒なので、電子化しました。
経費申請のやり方はシンプルになりました。
- Slackで経費申請 する
- Slackアプリによって、申請された経費は自動的に社内記録に蓄積されていきます
- 経費申請のリプに領収証の写真 を貼る
これだけです。
7月: 総務部デビットカードができました
立て替え払いでなく、会社に依頼して備品や書籍を購入することもできます。 また、総務主導で会社に必要な備品や福利厚生費を会社に申請することもあります。
会社に依頼したものは役員決済だったのですが、役員の多忙さにより中々決済が進まないことがありました。
そこで総務部が使える デビットカード を作り、 会社に依頼された購入依頼を総務部が決済 できるようにしました。
最近では「エスカレータ安全利用促進のための取り組み」に関連してさまざまな工具や部材の購入申請があったのですが、これをスムーズに処理でき業務サポートの一助とすることができました。
8月: 「目安箱」の運用を開始しました
総務にとって、「従業員のみなさんが、会社にやってほしいと思っていること」を吸い上げきれているだろうか？という疑問がありました。
そこで、
みんなが見える所に依頼して、みんなが見える所に進捗を書くと良いのではないか
という仮説のもと、目安箱の運用を開始しました。
目安箱の運用はシンプルです。
- 会社にやってほしいことを社内Wiki ( 目安箱のページ )に書く
- 目安箱への追記で、その進捗や状況を書く
- WikiだけでなくSlackにも記載する
これだけの、割とシンプルな仕組みなのですが
- ●「ちゃんと進んでることが分かって安心できる」
- ●「こういうことも依頼して良いのか！がわかる」
- ●「だったらこれも依頼したい、というのが湧いてくる」
という前向きな感想をいただきました。
運用開始から4か月ほどで40件近い依頼をいただき、順次取り組んでいるところです。
ここにも書ききれなかった取り組みは色々ございます。 今後も色々と発信していく予定でございます。
来栖川電算にご興味を持たれた方は、ぜひ採用ページをご覧ください。
本年もありがとうございました。 2024年も変わらぬご愛顧のほど何卒よろしくお願いいたします。